適切でない記録は、砂上の楼閣

ある会社で、食品安全の規格を認証取得するために現状がどの程度か確認のために訪問した。
このような場合、確認事項の90%がオペレーションを含めて、現場の現状となる。
予定通り、現状確認が終わり、次回の打ち合わせをしている時に、先方の担当者がこのように質問してきた。
「記録とかあまりご覧にならなかったようですが、よかったのですか?」
確かに決められた手順通りに記録がされているかを確認することは重要である。
でも、今回の目的は、そもそもの一般衛生管理の構築・実施状況が認証取得するために必要な程度までできているかどうかである。よって、求められている手順や仕組みになっていない、あるいはそうかもしれない記録を見たところで、調査側からしたら無意味であり、時間の無駄である。

確かに、その組織にとって、記録はありますか?という問いやそれを求められる場面は多々ある。しかしながら、それは、その記録をつける手順や仕組みがOKでありGoodであることが前提である。
例を挙げると、HACCPプランのモニタリングの記録があっても、その頻度が適切でなかったら、モニタリングの記録を見ても意味がないということである。

このように、「記録しています」主義が散見されるが、大切なことは、その記録を保持することを決めた手順であり、仕組みがどうかである。
そこに注力せずに、ただ記録をつけても砂上の楼閣だということを組織は認識する必要がある。

 

 

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